Com toda a certeza, fazer a folha de pagamento para muitas empresas é um desafio. Pois, são muitas normas a serem observadas, além de dados a serem coletados na empresa sobre os colaboradores e impostos a serem recolhidos.
Tendo isso em vista, a Minsconte, elaborou esse artigo para mostrar como fazer a folha em apenas 7 passos, com segurança e assertividade.
Para que serve a folha de pagamentos da empresa?
Saiba que a folha de pagamento é uma das rotinas mais importantes da empresa, pois consiste em um documento mensalmente para transformar os dados trabalhistas dos colaboradores em dados contábeis.
É importante destacar que conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), em seu artigo 464 e o Decreto 3048/1999, em seu artigo 225, dispõe o seguinte a respeito da obrigação da empresa:
“I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos”.
Assim, é fácil perceber que além de uma obrigação, é uma forma de desenvolver o controle financeiro da empresa. Isso porque oferece um meio para comprovar o recolhimento de impostos e do INSS, assim como os pagamentos dos salários e benefícios.
Passo a passo para calcular a folha de pagamento
De uma maneira simples, saiba que é possível calcular a folha de pagamento em sete passos, com assertividade e eficiência. Veja a seguir:
1.º – Controle sobre as admissões e demissões
Muitas empresas não conseguem manter um controle adequado das admissões e demissões e acabam incorrendo em erros nos pagamentos dos colaboradores.
Sem dúvida, é essencial que os colaboradores admitidos sejam incluídos na folha de pagamento no mês de admissão. Bem como aqueles que forem demitidos sejam retirados da folha conforme a data de demissão.
2.º – Atenção especial para a categoria do colaborador
Um ponto essencial para a assertividade da folha de pagamento é que os colaboradores estejam incluídos conforme as suas categorias. Pois, cada categoria tem a sua convenção coletiva e é preciso respeitar as bases para os cálculos e descontos.
3.º – Cuidado com o cálculo das horas trabalhadas
Este é um ponto fundamental para evitar erros ao serem calculadas as horas extras e os adicionais noturnos. Além de considerar os descontos com faltas e atrasos que não foram legalmente justificados.
4.º – Observar os encargos e os descontos
Como são muitos os encargos e descontos de uma folha de pagamento, é essencial ter uma atenção especial para considerar todos, principalmente o INSS, o IRRF e a contribuição sindical.
Além disso, existem os benefícios que devem ser considerados, tais como: Vale Transporte, Vale Refeição e plano de saúde.
5.º – Inclua o FGTS na folha de pagamento
O valor do FGTS deve ser considerado com uma alíquota de 8% sobre o salário do colaborador. Mas, não implica em desconto para folha para o empregado. Sem dúvida, é uma obrigação da empresa arcar com esse depósito em conta específica.
6.º – Faça a separação entre salário bruto e salário líquido
O salário bruto deve ser considerado como o valor cheio, não efetuando os descontos de INSS, IR e Vale Transporte. E o salário líquido é o valor que o colaborador irá receber no final do mês, com todos os descontos indicados corretamente.
7.º – Defina um modelo para a empresa
A folha de pagamento ainda é feita por muitas empresas de forma manual, que é um processo mais lento e com maior possibilidade de ocorrerem erros. Por isso, uma alternativa muito mais atraente é automatizar a folha de pagamento.
Portanto, com esses 7 passos ficou fácil entender como elaborar a folha de pagamento de forma mais assertiva e maior eficiência.
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