REGRAS BÁSICAS DE ESCRITURAÇÃO DE LIVRO CAIXA PELOS PROFISSIONAIS AUTÔNOMOS
Escrituração pelos profissionais autônomos
Este procedimento esclarece quem pode e quem está impedido de deduzir as despesas escrituradas no livro Caixa, trazendo ainda orientações sobre as despesas admitidas, sobre as despesas indedutíveis e sobre a aplicação de capital.
Quem pode deduzir as despesas escrituradas no livro Caixa:
Poderão deduzir da receita, que pode ser oriunda de serviços prestados tanto a pessoas físicas como a pessoas jurídicas, decorrente do exercício da respectiva atividade, as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. Desde que escrituradas em livro Caixa e comprovadas com documentação idônea, os contribuintes pessoas físicas:
| a) que perceberem rendimentos do trabalho não assalariado; |
| b) titulares dos serviços notarias e de registro; |
| c) leiloeiros. |
Impedidos de deduzir as despesas escrituradas no livro Caixa:
Estão impedidos de deduzir as despesas escrituradas no livro Caixa os contribuintes pessoas físicas que perceberem rendimentos:
| a) de trabalho assalariado; |
| b) de serviços em veículo próprio, locado, objeto de arrendamento mercantil ou adquirido com reserva de domínio ou alienação fiduciária, que tem como rendimento mínimo tributável 10% do rendimento total, quando decorrente do transporte de cargas e de serviços com trator, máquinas de terraplanagem, colheitadeira e assemelhados, e 60% do rendimento total, quando decorrente do transporte de passageiros; |
| c) de aluguéis; |
| d) de garimpeiros que consideram como rendimento tributável, no mínimo, 10% do total recebido na venda, a empresas legalmente habilitadas, de metais preciosos e semipreciosos por eles extraídos. |
DEDUÇÕES ADMITIDAS
A legislação do Imposto de Renda admite deduzir da receita decorrente do exercício da respectiva atividade as seguintes despesas:
| a) a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício e os encargos trabalhistas e previdenciários; b) os emolumentos pagos a terceiros, assim considerados as retribuições pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais; c) as despesas de custeio pagas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora. |
Também são dedutíveis integralmente as despesas de custeio, no que concerne à aquisição de bens indispensáveis ao exercício da atividade profissional quando paga no ano-calendário, e aquelas relativas a:
| a) gastos relativos à participação em congressos e seminários, assim considerados as despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos como congressos, seminários etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte. Observada, ainda, a sua especialização profissional, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem e transporte. O certificado de comparecimento, dado pelos organizadores dos encontros científicos, deve ser guardado pelo prazo prescricional. b) benfeitorias em imóvel locado – despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuados pelo locatário, profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado. c) utilização concomitante do imóvel como residência e para o exercício da atividade profissional, na qual há que se distinguirem as seguintes situações: c.1) quando o imóvel é alugado permite a dedução da quinta parte do aluguel; c.2) quando o imóvel for de propriedade do contribuinte admitir-se-á, também, a dedução da quinta parte das despesas decorrentes da propriedade e utilização do bem. Mas não serão dedutíveis os dispêndios com reparos, conservação e recuperação do imóvel nem qualquer percentual sobre o seu valor locativo ou venal ou sobre os valores das prestações, porventura, pagas no ano-base para a aquisição do imóvel; |
A dedução da quinta parte das despesas mencionadas será admitida quando não se possa comprovar, separadamente, aquelas oriundas das atividades profissionais exercidas. E, ainda, quando não tenha sido pleiteada dedução de aluguel de outro imóvel destinado ao exercício da atividade produtora dos rendimentos.
O excesso de deduções apurado no mês pode ser compensado nos meses seguintes, até dezembro, não podendo ser transposto para o ano seguinte.
DESPESAS INDEDUTÍVEIS – APLICAÇÃO DE CAPITAL
Não poderão ser deduzidos:
| a) quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos; |
| b) despesas de arrendamento mercantil (leasing); |
| c) despesas com locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo e de despesas de transporte para o comparecimento em eventos científicos (congressos, seminários etc.) nas condições informadas neste texto; |
| d) dispêndios que têm a natureza de aplicação de capital em bens (ainda que necessários ao desempenho da atividade profissional ou à manutenção da fonte produtora) cuja vida útil ultrapasse o período de um ano; |
| e) gastos com consertos, manutenção e reforma de imóvel de propriedade do contribuinte. Tratamento fiscal da aplicação de capital | |
| Na sistemática adotada pela legislação do Imposto de Renda, considera-se aplicação de capital o dispêndio com a aquisição de bens necessários a manutenção da fonte produtora, cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício e que não se extingam com a sua mera utilização. Esses bens devem ser relacionados, destacadamente, na declaração de bens e, quando alienados, deve-se apurar o ganho de capital. |
| Constituem aplicação de capital os valores despendidos na instalação de escritórios ou consultórios, na aquisição e instalação de máquinas, equipamentos, aparelhos, instrumentos, utensílios, mobiliários etc., indispensáveis ao exercício de cada atividade profissional. ESCRITURAÇÃO |
Na escrituração do livro Caixa, o contribuinte deverá observar que:
| a) a escrituração deve ser individualizada por receita e despesa, em ordem cronológica de dia, mês e ano, não devendo conter rasuras, emendas ou borrões; |
| b) se adotado o processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente, os impressos serão destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento, em que constarão no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, sem intervalo em branco nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas; |
| c) deve ser escriturado até a data prevista para a entrega tempestiva da declaração de rendimentos do correspondente ano-calendário; |
| d) esse livro independe de registro, devendo conter o termo de abertura e encerramento. |
Escrituração por profissionais da área da saúde e advogados:
A fim de ter maior controle sobre as deduções das despesas médicas realizadas na Declaração de Ajuste Anual da Pessoa Física, a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) determinou aos contribuintes pessoas físicas nas ocupações de médico, odontólogo, fonoaudiólogo, fisioterapeuta, terapeuta ocupacional, advogado, psicólogo, corretor e administrador de imóveis:
| a) a obrigatoriedade no preenchimento do Recolhimento Mensal Obrigatório Carnê Leão, de informação do número do registro profissional por Código de Ocupação Principal, bem como a identificação, do número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), de cada titular do pagamento pelos serviços por eles prestados; |
| b) caso as informações não forem prestadas na forma da letra “a”, deverão ser prestadas nas Declarações de Ajuste Anual do ano-calendário a que se referirem. |
| c) desde 1.01.2015, os contribuintes (profissionais liberais da área da saúde), deverão atentar para a necessária identificação do CPF dos titulares do pagamento de cada um desses serviços. UTILIZAÇÃO DE UM MESMO IMÓVEL POR DOIS OU MAIS PROFISSIONAIS Não são equiparados à pessoa jurídica os profissionais que se estabelecem no mesmo prédio e que, sem organizarem sociedade, concordam em serem designados por uma denominação única, para fins promocionais ou de identificação, mantendo cada um clientes próprios e tendo receita independente, devendo ser tratados autonomamente perante o Imposto de Renda. | |
| As despesas comuns devem ser escrituradas da seguinte forma: a) aquele que tiver o comprovante da despesa em seu nome contabilizará o dispêndio pelo valor total pago e fornecerá aos demais profissionais um recibo mensal, devidamente autenticado, correspondente ao ressarcimento que lhe cabe de cada um, escriturando como receita o valor total dos ressarcimentos recebidos; b) os demais consideram como despesa mensal o valor do ressarcimento, constante do comprovante recebido, que servirá como documento comprobatório. GUARDA DOS DOCUMENTOS |
| Os documentos escriturados no livro Caixa serão mantidos em poder do contribuinte, à disposição do Fisco, para conferência e comprovação, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência. De acordo com os RIR/2018 , arts. 946 , a faculdade de proceder a novo lançamento e ao exame nos livros e documentos decai no prazo de cinco anos contados do primeiro dia do exercício seguinte aquela em que o lançamento poderia ter sido efetuado. Na questão analisada neste texto, os documentos serão mantidos durante seis anos seguintes ao da escrituração dos referidos valores. |
| A jurisprudência atual assinala no sentido de que o lançamento do crédito tributário pela Fazenda Pública dar-se-á por homologação. |
| Nessa modalidade de lançamento (homologação), a contagem do prazo de decadência inicia-se a contar da ocorrência do fato gerador. EXTRAVIO DO LIVRO CAIXA |
| Extravio apenas do Livro Caixa: Se ocorrer o extravio do livro Caixa, deve o contribuinte providenciar a escrituração de outro livro, no qual deverá constar uma observação esclarecendo que será usado em substituição ao extraviado e deverão ser reconstituídos os lançamentos efetuados no referido ano-base. |
| Alerta-se que essa providência deverá ser tomada antes de qualquer procedimento fiscal para que tenha plena validade. |
Extravio do Livro Caixa e comprovantes:
Caso ocorra o extravio do livro e dos documentos comprobatórios dos lançamentos efetuados, fica o contribuinte impedido de deduzir as despesas.
USO DE IMÓVEIS RESIDENCIAL
| Atualmente, está cada vez mais comum as pessoas trabalharem em casa, o chamado home office, em que a residência do colaborador(a) é transformada em seu ambiente de trabalho, onde ele possa executar os serviços que, até então, eram executados somente na empresa. Com a expansão da Internet, da telefonia celular e o desenvolvimento de diversas outras tecnologias de informação, essa forma de trabalho se tornou muito mais fácil e prática e trouxe uma série de vantagens, seja do ponto de vista familiar ou profissional e empresarial. |
| Nesse cenário, encontramos também os profissionais liberais, foco deste artigo, como corretores, tradutores, arquitetos, entre outras profissões que executam suas tarefas dentro do ambiente doméstico. Lembramos que esses profissionais, que percebem rendimentos do trabalho não assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros poderão deduzir da receita decorrente do exercício da respectiva atividade as despesas registradas no Livro Caixa. |
| Para aqueles que utilizam a residência como local de trabalho, tais despesas compreendem, inclusive: aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular e taxas de condomínio, que recaem sobre o imóvel utilizado para a atividade profissional. Nessa hipótese, será admitida como dedução a 5ª parte (1/5 ou 20%) dessas despesas quando não for possível comprovar quais são as oriundas da atividade profissional exercida. |
| Desse modo, essas deduções são admissíveis da seguinte forma: a)Imóvel alugado:dedução de 1/5 (um quinto) do aluguel e demais despesas, desde que efetivamente suportadas pelo contribuinte. |
| b) Imóvel próprio: dedução de 1/5 das despesas decorrentes da propriedade e da utilização do bem. Observe-se que não são dedutíveis os dispêndios com reparos, conservação e recuperação do imóvel, nem qualquer percentual sobre o seu valor locativo ou venal ou sobre os valores das prestações, porventura, pagas para aquisição do imóvel. | |
| Finalmente, esclarecemos que todas as receitas e despesas deverão ser efetivamente comprovadas pelo contribuinte, mediante documentações idôneas (notas fiscais, recibos, etc.) devidamente escrituradas em Livro Caixa, onde serão mantidos em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência. |
Legislação Referenciada: RIR/1999RIR/2018Decisão nº 22/1998Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014Instrução Normativa RFB nº 1.531/2014Instrução Normativa RFB nº 1.548/2015Instrução Normativa RFB nº 1.620/2016Instrução Normativa RFB nº 1.692/2017Instrução Normativa RFB nº 985/2009 Lei n° 11.977/2009Lei n° 12.024/2009CTNLei nº 8.134/1990Lei nº 9.250/1995Parecer Normativo CST nº 392/1970Parecer Normativo CST nº 44/1976Parecer Normativo CST nº 60/1978
Fonte: Revista IOB Online, disponível em https://www.iobonline.com.br/